Comment travailler sereinement dans l'urgence (Gestion du temps)
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Comment travailler dans l’urgence ?quand cela se révèle nécessaire

Il peut arriver, dans le monde du travail, qu’une tâche vous soit attribuée pour le lendemain ou ajoutée à celles que vous devez effectuer dans la journée. C’est dans ces moments-là que le stress augmente et que le découragement se fait sentir. Heureusement, il existe des méthodes pour ne pas se laisser submerger.

Apprenez à vous maîtriser dans les situations d’urgence

Être maître de soi est très important dans les situations les plus délicates. Certes, il est plus facile de le dire plutôt que de le faire, mais petit à petit, vous allez finir par y parvenir.

Le premier conseil que je puisse vous donner serait de vous analyser. Comment réagissez-vous aux situations de stress ? Est-ce que cela vous motive deux fois plus ? Est-ce que vous êtes incapable de réagir et d’effectuer quoi que ce soit ?

Se connaître, c’est faire un pas en avant !

Procéder à des exercices de respiration permet de vous concentrer davantage, mais aussi de diminuer votre stress. Effectuer cet exercice 5 min dans la journée va vous permettre de vous sentir mieux : fermez les yeux, inspirez 5 secondes, retenez votre respiration 15 secondes, puis, expirez 10 secondes.

Gérer son temps de travail

Pour être efficace au travail et, même dans les situations difficiles, il suffit de planifier vos tâches de la plus urgente à celle qui peuvent attendre encore un peu, celles qui demandent le plus de temps ou bien encore celle que vous pouvez déléguer (quand cela est possible).

Dans la même veine, créez-vous si cela n’est pas déjà le cas un diagramme de Gantt personnalisé. Vous renseignez le nom de la tâche, le temps que vous pensez y consacrer et le nombre de personnes si vous déléguez.

Restez toujours vigilant à une possible surcharge de travail. Lister les tâches à accomplir, c’est bien, les exécuter, c’est mieux. Procrastiner n’est pas du tout la méthode à utiliser lorsque vous devez travailler dans l’urgence !

Morale : il n’y a pas de tâche urgente si vous ne l’avez décrétée comme telle

Le président Eisenhower avait pour habitude de classer les tâches à effectuer dans une matrice qui porte aujourd’hui son nom : Est-ce important ? Est-ce urgent ?

matrice eisenhower

Matrice Eisenhower légèrement modifiée

A l’aune de ces deux questions, vous pouvez classer les tâches plus facilement : Si l’importance est élevée, vous devrez globalement le faire vous-même. Si l’importance est faible, déléguer, voire même ne pas faire entre en jeu :

Importance élevée + Urgence élevée : Je le fais maintenant et moi-même (rappeler un client)

Importance élevée + Urgence faible : Je le fais moi-même mais plus tard (je le notre dans mon agenda)

Importance faible + Urgence élevée : Si possible déléguer à quelqu’un (demander à sa secrétaire de confirmer une réunion par exemple).

Importance faible + Urgence faible (répondre à un démarchage de commercial par exemple).

Et vous, comment faites-vous lorsque vous travaillez dans l’urgence ?

AUTHOR: Audrey Aguillon
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