Comment préparer son remplacement pour les vacances ?
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Préparer son remplacement ou celui de ses collaborateurs pour les vacances

L’été approche, vous avez besoin de repos après un début d’année bien chargé. Vous bien sûr mais peut-être aussi vos collaborateurs alors que le travail, lui, ne cesse pas durant la période estivale. Parfois, il apparaît impossible à un service ou une équipe en entreprise d’attendre votre retour ou celui de la femme-clef, de l’homme-clé. Voici quelques conseils pour partir l’esprit tranquille.

Se préparer suffisamment tôt pour éviter le stress du remplacement

Et pour se préparer à l’avance, rien de mieux que d’investir la personne quelques temps avant votre départ. Cela dépend bien entendu de l’ampleur des tâches à accomplir durant votre absence mais n’espérez pas former un collaborateur moins de quinze jours avant les délais fatidiques.

Si vous êtes en groupe, vous pouvez organiser cela avec une personne de confiance et en mesure de prendre les responsabilités qui vous incombent. Si vous êtes seul(e), la tâche nécessite de s’y prendre encore plus à l’avance, car l’expérience de votre travail et même la culture de l’entreprise ne se transmettent pas de sitôt.

Si c’est un intérimaire qui fait l’objet de votre choix, pensez bien que les tâches qui vous semblent habituelles ne le sont pas pour un nouveau venu !

Comment préparer efficacement le terrain pour votre remplaçant(e) ?

D’abord, passez du temps à débriefer sur les tâches quotidiennes en essayant de traduire le rythme de votre journée. Présentez les collaborateurs s’ils ne sont pas connus de cette personne et expliquez en quoi ce sont des personnes ressources pour vous.

Pensez à faire une liste des noms et prénoms des collaborateurs, des clients et fournisseurs

Prenez le temps également de faire le tour des lieux sur lesquels vous êtes amené(e) à vous rendre. Si vous êtes au bureau, présentez au mieux le classement que vous avez opéré ou demandé d’opérer à votre secrétaire afin que votre remplaçant(e) ne cherche pas pendant des heures un document.

Montrez lui avant tout votre espace de bureau afin qu’elle puisse se repérer au mieux sur le classement et l’organisation que vous avez mis en place, histoire qu’elle ne cherche pas toute une journée un simple document.

Bien expliquer vos priorités dans le travail pour être sereins

Lorsque l’on prend au saut un nouveau job, il est parfois difficile de hiérarchiser les priorités. Votre mission consiste donc à montrer quelles sont les tâches qui importent le plus à l’entreprise pour que, a minima, celles-ci soient réalisées. Pensez à détailler les process pour ne rien oublier et ne pas vous dire lors de votre séjour : « Mince j’ai oublié de lui dire de téléphoner à untel ».

Demandez à votre remplaçant de prendre des notes et checkez avec lui/elle.

Il ne s’agit pas non plus que celui qui vous remplace viennent perturber régulièrement les autres collaborateurs que vous aurez bien entendu prévenus et présentés. Au besoin, préparez un document qui lui servira de check-list.

Pour rendre vos tâches importantes, confiez-lui des missions

Durant une semaine, montrez votre travail au quotidien, prenez cette personne avec vous lors des rendez-vous, donnez-lui également des tâches que vous effectuez régulièrement. Ceci lui permet de prendre la main et de se rendre autonome. Pensez à faire un petit débriefing ensuite et sollicitez votre futur remplacement sur les difficultés qu’il/elle peut rencontrer, c’est le bon moment.

La transmission, c’est de l’échange, nul ne peut savoir ce que vous faites si vous ne communiquez pas.

Pour conclure, et afin de permettre une relation de confiance, laissez votre numéro de téléphone et vos coordonnées pour rassurer votre remplaçant. Si vous avez bien observé ces petits conseils, vous devriez passer d’excellentes vacances l’esprit libre et lui/elle aussi.

AUTHOR: Audrey Aguillon
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